Manuales

"Profesionalizando organizaciones para generar comunidades sostenibles"

ELABORACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES

Fortalezca la institucionalidad y brinde certidumbre operativa a servidores públicos, colaboradores y ciudadanos

CONTENIENDO LA DISCRECIONALIDAD OPERATIVA

Una de las funciones centrales de cualquier gobierno u organización es mantener el orden operativo y administrativo de sus actividades cotidianas, de modo que no pierda el enfoque de lo que pretende lograr. Además, el orden citado brinda certidumbre operativa y jurídica a los servidores públicos o colaboradores sobre su quehacer cotidiano, pero también a la ciudadanía en general, quienes esperan y confían que el gobierno o la organización no realizará cambios radicales o imprevistos en cuanto a la forma en que presta los servicios públicos y brinda atención a los ciudadanos.

En este sentido, un gobierno o entidad pública que desee enfrentar sus desafíos y rendir buenas cuentas a los ciudadanos, requiere de varios elementos que le ofrecerán una plataforma institucional sólida. Uno de ellos es la tenencia de manuales de organización y de manuales de políticas y procedimientos debidamente actualizados y alineados a la realidad operativa y legal.

Los manuales de organización y los de políticas y procedimientos fortalecen la institucionalidad, minimizan los cambios bruscos de corte operativo y administrativo y son documentos que forzosamente cualquier gobierno, entidad pública u organización debe poseer.

Su contenido describe las facultades, responsabilidades, ubicación orgánica-jerárquica, lineamientos y esquemas de flujo operativo y regulatorio que los miembros de la organización deben seguir para cumplir con sus responsabilidades definidas en leyes y reglamentos. Además, permiten la verificación de que las actuaciones cotidianas (colectivas e individuales) están alineadas a tales manuales y por lo tanto cumplen con lo definido en el marco legal.

De aquí que la existencia de manuales de organización y de manuales de políticas y procedimientos debidamente elaborados y/o actualizados juegan un rol central en el buen ejercicio del gobierno y, en última instancia, en la satisfacción de las necesidades de la sociedad.

ELABORANDO O ACTUALIZACIÓN MANUALES

Para elaborar o actualizar manuales de organización o manuales de políticas y procedimientos, ICMA-ML aplica una metodología de participación de los involucrados, brindándoles para ello una ruta específica, tiempos y formatos para recopilar información necesaria. ICMA-ML no aplica la metodología de elaborar manuales desde su escritorio dado que, debido a experiencias previas, ello generará rechazo o poca apropiación de los manuales entre el personal, haciendo que la operación continúe basándose en la discrecionalidad.

En resumen, para que los manuales se conozcan, asimilen y luego se apliquen por el personal, estos deben participar activamente en su elaboración o actualización.

Definido lo anterior, el programa genérico de trabajo que ICMA-ML aplica para elaborar o actualizar manuales de organización o manuales de políticas y procedimientos, es el siguiente:

Reunión de apertura entre la organización e ICMA-ML.
Análisis de la información; revisión de estructura de manuales vigentes.
Designación de Enlaces.
Capacitación en elaboración/actualización de manuales
Actualización de manuales por dependencias
Revisión de actualizaciones realizadas
Generación de manuales versión semifinal
Entrega de reporte final

En cada actividad antes listada se ubican múltiples tareas a ejecutar. Las actividades pueden ajustarse en función del perfil del gobierno u organización.

Cabe señalar que, durante todo el periodo de actualización o elaboración de los manuales, ICMA-ML brinda acompañamiento con seguimiento y asesoría al área responsable del proyecto.

En cada actividad antes listada se ubican múltiples tareas a ejecutar. Las actividades pueden ajustarse en función del perfil del gobierno u organización.

Cabe señalar que, durante todo el periodo de actualización o elaboración de los manuales, ICMA-ML brinda acompañamiento con seguimiento y asesoría al área responsable del proyecto.

BENEFICIOS POR TENER MANUALES ACTUALIZADOS

Manuales que reforzarán la certidumbre operativa en todas las áreas del gobierno u organización, disminuyendo con ello la discrecionalidad y el inefectivo uso de recursos.
Enriquecimiento o actualización del acervo documental y regulatorio.
Se hereda a administraciones futuras personal sensibilizado para operar en base a reglas documentadas.
Mayor armonía operativa entre las áreas, debido a que se minimiza el riesgo de invadir funciones y atribuciones tanto a nivel personal como de área.
Apego jurídico del quehacer cotidiano de cada uno de los servidores públicos o colaboradores debido a que sus responsabilidades serán actualizadas al contexto legal y operativo prevaleciente.

ICMA-ML Y SU EXPERIENCIA EN EL TEMA DE MANUALES

ICMA-ML posee amplia experiencia en los temas de manuales de políticas y procedimientos y manuales de organización, pues los ha trabajado en conjunto o de manera individual con gobiernos municipales de cualquier tamaño, tales como; Chihuahua, Puebla, Torreón, San Nicolás de los Garza (NL), León, Saltillo, Mazatlán, Navolato (Sin.), Elota (Sin.), entre otros. Igualmente ha elaborado manuales para entidades públicas de gobiernos estatales y para los múltiples proyectos que ha ejecutado en diversos temas como evaluación del desempeño, Presupuesto Basado en Resultados (PbR), ética pública, prevención de la violencia, transparencia y rendición de cuentas, entre otros temas. Para información de la experiencia de ICMA-ML visite www.icmaml.org